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Der Verwendungsnachweis

Nach Abschluss des geförderten Projekts muss ein Verwendungsnachweis erstellt werden. Mit dem Verwendungsnachweis weisen Sie nach, dass Sie die Fördermittel wie geplant zur Umsetzung Ihrer Vorhaben eigesetzt haben.

Ein Verwendungsnachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis für Ausgaben und Einnahmen, einer Belegliste, in der alle Ausgaben des Projektes aufgelistet sind, sowie einem Sachbericht.

Im Rahmen von NEUSTART KULTUR – Junges Publikum muss ein Verwendungsnachweis spätestens 2 Monate nach Abschluss des Projektes eingereicht werden.

Verwenden Sie bitte für den Verwendungsnachweis nur unsere Vorlagen. Senden Sie uns Ihren vollständigen Verwendungsnachweis ausschließlich digital, an neustart@assitej.de

 


Dokumente

Checkliste

Was beinhaltet ein Verwendungsnachweis?

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MUSTER Abrechnungstabelle zahlenmässiger Nachweis

Bitte beachten Sie, dass die Tabelle mehrere Arbeitsblätter hat

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VORLAGE Abrechnungstabelle für den zahlenmäßiger Nachweis

Bitte beachten Sie, dass die Tabelle mehrere Arbeitsblätter hat

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Vorlage Sachbericht

Modul A und B

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Vorlage Sachbericht

Modul C

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Vorlage Stundenzettel

Die Vorlage für die Abrechnung von unbaren Personalleistungen

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Inventarliste

Modul C

Für Anträge in Modul C finden Sie hier die Inventarliste für alle Gegenstände mit einem Anschaffungspreis über 800,- Euro netto.

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Vorlage für die einzelnen Belege / Quittungen

Das ist Bestandteil des zahlenmässigen Nachweises

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Vorlage für den Eigenbeleg bei Honorarentnahme

für alle GbRs

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Eigenbeleg für die Künstlersozialabgabe

Die Vorlage für einen Eigenbeleg, mit dem Sie bestätigen, die Künstlersozialabgabe (KSA) abzuführen

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Antworten auf die häufigsten Fragen zur Durchführung von Vorhaben

Wann und in welcher Form reichen Sie den Verwendungsnachweis ein?

Den Verwendungsnachweis reichen Sie spätestens 2 Monate nach Abschluss Ihres Projekts ein. Sie senden den Verwendungsnachweis ausschließlich digital an die E-Mail neustart@assitej.de Sie brauchen dabei zunächst keine Belege zu senden.

Wie lange müssen Sie Ihre Belege aufbewahren?

Beachten Sie bitte, dass die bewilligende Stelle ebenso wie der Bundesrechnungshof sich vorbehalten, die Verwendung der Bundesmittel durch Einsichtnahme in die Bücher an Ort und Stelle nachzuprüfen (Ziffer 7 der ANBest-P). Zu diesem Zweck sollen die Belege mindestens 5 Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufbewahrt werden, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist (Ziffer 6.5 ANBest-P).

Wie weisen Sie Ausgaben für festangestelltes Personal und für die freie Mitarbeiter*innen nach?

Die förderfähigen Ausgaben für festangestelltes Personal weisen Sie anhand des Arbeitsvertrages und der Gehalts- oder Lohnzettel sowie anhand von unterschriebenen Stundenzetteln nach. Die förderfähigen Ausgaben für freie Mitarbeiter*innen weisen Sie anhand a) eines Vertrages und eines Überweisungsbeleges, oder b) einer Rechnung und eines Überweisungsbeleges, oder c) eines Vertrages, einer Barquittung und eines Kontobeleges der Barentnahme, oder d) eines Entnahmebeleges/Eigenbelegs (z.B. wenn Sie in einer GbR sind) und eines Überweisungsbeleges.

Bei Überweisungen ist auf einen eindeutigen Verwendungszweck zu achten.

Sind Transportkosten förderfähig? (nur Modul C)

Transportkosten sind im Modul C förderfähig. Plant Ihr Transportkosten ein, informiert bitte Eure zuständige Sachbearbeiter*in darüber und teilt per E-Mail folgende Informationen mit:

– Was wurde transportiert?
– Wann und wie oft wurde etwas transportiert?
– Mit welchem Auto wurde etwas transportiert?
– Welche Strecke wurde gefahren?

Für Transportkosten können 0,20 € pro Kilometer berechnet werden.

Wie belegen Sie die Abgaben an die Künstlersozialkasse (KSK)?

Folgende Möglichkeiten haben Sie im Rahmen der Förderung NEUSTART KULTUR – Junges Publikum:

  1. Wenn Sie in diesem Jahr mit keinen weiteren KSK-Abgaben rechnen, können Sie die Künstlersozialabgabe (KSA) bereits jetzt leisten und dies mittels eines Zahlungsbeleges dokumentieren.
  2. Sie erstelle einen Eigenbeleg, mit dem Sie bestätigen, dass Sie die KSA in Höhe von xxx Euro nach Jahresende an die KSK abführen werden. Wichtig ist eine Auflistung der Honorare, Leistungen und Personen, auf die sich die Abgaben beziehen. Gerne können Sie dafür unsere Muster-Vorlage „Eigenbeleg für die Künstlersozialabgabe“ nutzen.

 

Was ist ein Zwischenverwendungsnachweis und wer muss diesen abgeben?

Bei einer überjährigen Laufzeit eines Projektes muss ein so genannter Zwischennachweis erbracht werden. Mit dem Zwischennachweis weisen Sie nach, wie die Fördermittel in einem Kalenderjahr verwendet wurden.

Haben Sie zum Beispiel eine Förderung im Jahr 2022 erhalten und eine Bewilligung für eine Verlängerung der Projektlaufzeit bis 2023 erhalten, müssen Sie einen Zwischennachweis erstellen und zeigen, was Sie im Jahr 2022 für das geförderte Projekt ausgegeben und eingenommen haben.

Ein Zwischennachweis besteht somit aus einem zahlenmäßigen Nachweis für Ausgaben und Einnahmen in einem Kalenderjahr sowie einer Belegliste, in der alle Ausgaben Ihres Projektes aufgelistet sind. Ein Sachbericht muss für den Zwischennachweis nicht eingereicht werden.

Verwenden bitte für Ihren Zwischennachweis unsere Vorlage Zahlenmäßiger Nachweis. Diese Vorlage führen Sie für Ihren abschließenden Verwendungsnachweis weiter fort.

Abgabefrist: Der Zwischennachweis für das Jahr 2022 ist bis spätestens 1. Februar 2023 digital (offene Kalkulationstabelle) und unterschrieben als Scan an Ihre zuständige Sachbearbeiter*in zu senden.